Zakelijk koffie testen: zo weet je of een nieuwe koffie echt bij je bedrijf past
Zakelijk koffie testen: zo weet je of een nieuwe koffie echt bij je bedrijf past
Geschreven door: Maurice Snijders, founder van Lanka Coffee
Vraag jij je af of een nieuwe koffie echt beter is dan je huidige, of dat één enthousiaste proeverij je op het verkeerde been zet? En twijfel je of een koffie die bij de leverancier prima smaakt, ook werkt op je eigen machine, tijdens een drukke dienst en bij verschillende medewerkers?
In dit artikel lees je hoe je zakelijk koffie test voordat je overstapt, zodat je een onderbouwde keuze maakt in plaats van te vertrouwen op één kop en een goed verkoopverhaal. We behandelen waarom alleen proeven niet volstaat, waarom je op je eigen apparatuur test, welke koffiedranken je apart beoordeelt, hoe je medewerkers en gasten betrekt, hoe je de werkelijke kosten per kop berekent en wanneer overstappen wél of juist niet verstandig is.
Lanka Coffee kijkt bij een zakelijke koffietest niet alleen naar de boon. Een goed resultaat ontstaat door de combinatie van koffie, machine, afstelling, water, medewerkers en dagelijkse werkwijze. Daardoor blijft de test niet beperkt tot een losse proeverij, maar kijken we naar de complete koffiepraktijk binnen je bedrijf.
Waarom bepaal je eerst waarom je wilt overstappen?
Omdat je zonder duidelijk doel achteraf niet kunt beoordelen of een nieuwe koffie of leverancier echt beter presteert. Bepaal daarom eerst welk probleem je wilt oplossen.
Mogelijke redenen zijn dat de smaak niet goed of niet constant is, dat medewerkers de machine ingewikkeld vinden, dat gasten weinig koffie bestellen, dat er regelmatig storingen zijn, dat de service tegenvalt, dat de kosten te hoog zijn, dat het koffiemerk niet bij je uitstraling past of dat je duurzamer en transparanter wilt inkopen. Leg vooraf drie tot vijf concrete testdoelen vast, bijvoorbeeld: de cappuccino moet voller en zachter smaken, iedere medewerker moet dezelfde kwaliteit kunnen zetten, de bereiding mag niet langer duren dan nu, de kosten per kop mogen een bepaald bedrag niet overschrijden, en de leverancier moet binnen een afgesproken termijn service leveren.
Test je alleen de koffie of het complete aanbod?
Het complete aanbod. Je stapt meestal niet alleen over op een andere boon: bij een leverancier horen vaak ook machine en molen, installatie, afstelling, onderhoud, waterfilter, training, verpakkingen, levering, service, contractvoorwaarden en soms branding of private label.
Een koffie kan uitstekend smaken terwijl de samenwerking of service niet bij je bedrijf past, en andersom kan een betrouwbare leverancier een koffie aanbieden die onvoldoende aansluit bij je gasten. Beoordeel daarom zowel het product als de zakelijke samenwerking.
Waarom test je op je eigen apparatuur?
Omdat een koffie op professionele apparatuur bij de leverancier heel anders kan smaken dan op de machine in je eigen zaak of op kantoor. Alleen een test in je eigen situatie geeft een realistisch beeld.
Test daarom zo veel mogelijk met je eigen koffiemachine en -molen, je eigen water, de gebruikelijke kopjes of glazen, de melk of plantaardige alternatieven die je normaal gebruikt en de medewerkers die dagelijks koffie zetten. Overweeg je ook een nieuwe machine, vergelijk de huidige en nieuwe situatie dan zo eerlijk mogelijk. Zorg dat beide machines goed zijn afgesteld, anders beoordeel je niet de koffie maar een slechte afstelling.
Waarom laat je de machine en molen eerst goed afstellen?
Omdat een verkeerde maalgraad of dosering goede koffie zuur, bitter, slap of droog kan laten smaken. Voordat je een koffie beoordeelt, moeten de basisinstellingen kloppen.
Denk aan de maalgraad, de dosering, de watertemperatuur, de doorlooptijd, de hoeveelheid water, de druk, de verhouding tussen koffie en water, de melktemperatuur en de reiniging van machine en molen. Wijs een koffie daarom niet af voordat de leverancier de kans heeft gehad om de apparatuur goed op het product af te stellen.
Welke koffiedranken test je apart?
Minimaal de dranken die in jouw bedrijf het meest worden besteld, want één koffie kan als espresso uitstekend smaken maar in een cappuccino te weinig kracht overhouden, of juist goed werken met melk maar als zwarte koffie te zwaar zijn.
Bij espresso let je op balans, bitterheid, zuren, body, nasmaak en sterkte. Bij zwarte koffie of lungo op toegankelijkheid, helderheid, mondgevoel, bitterheid en hoe de smaak is bij een groter volume water. Bij cappuccino en andere melkdranken beoordeel je of de koffie herkenbaar blijft door de melk heen, of er een goede balans ontstaat tussen zoet, romig en krachtig, of de koffie ook met plantaardige alternatieven goed smaakt en of de drank niet te bitter of te vlak wordt. Neem wanneer relevant ook americano, flat white, latte macchiato, filterkoffie of ijskoffie mee. De verdeling van je verkochte dranken bepaalt welk smaakprofiel het beste werkt: een zaak die vooral cappuccino verkoopt, stelt andere eisen dan een bedrijf waar vooral zwarte koffie wordt gedronken.
Waarom beoordeel je niet alleen op je persoonlijke smaak?
Omdat jouw favoriete koffie niet automatisch de beste koffie voor je gasten of medewerkers is. Een uitgesproken koffie kan tijdens een proeverij interessant zijn, maar voor een breed publiek te zuur, kruidig of intens uitpakken, terwijl een toegankelijke koffie in de dagelijkse praktijk beter wordt gewaardeerd.
Beoordeel de koffie daarom op de aansluiting bij de doelgroep, het type bedrijf, het moment waarop koffie wordt gedronken, de gerechten waarmee koffie wordt gecombineerd, de verhouding tussen zwarte koffie en melkdranken en de gewenste positionering. Bij Lanka Coffee kun je verschillende smaakrichtingen vergelijken, bijvoorbeeld Mosa (100% arabica met cacao, gedroogd fruit en noten), Silky (100% arabica met mandarijn, karamel en romige melkchocolade) of Salome (80% arabica en 20% robusta met bloemige tonen, kruidnagel en cacao). Het doel is niet om één koffie als beste aan te wijzen, maar om te ontdekken welk profiel het beste past bij je gasten, toepassing en uitstraling.
Waarom betrek je je medewerkers bij de test?
Omdat zij dagelijks met de koffie en apparatuur werken en de enige zijn die een realistisch beeld geven van de dagelijkse praktijk. Laat daarom meerdere medewerkers de koffie bereiden, niet alleen de leverancier of een ervaren barista.
Medewerkers geven belangrijke informatie over gebruiksgemak, snelheid, dosering, instellingen, foutgevoeligheid, reiniging, melk opschuimen, verspilling en constante kwaliteit. Wanneer alleen een specialist tijdens de test koffie zet, ontstaat geen realistisch beeld. Een goede oplossing moet ook werken tijdens een drukke dienst of op een kantoor met verschillende gebruikers.
Hoe betrek je gasten of klanten bij de test?
Door de uiteindelijke gebruiker waar mogelijk te laten meeproeven en gerichte vragen te stellen in plaats van alleen te vragen welke koffie het lekkerst is. In de horeca kun je vaste gasten of een kleine testgroep vragen, op kantoor de medewerkers.
Stel vragen als: is de koffie te sterk, te slap of goed in balans, zou je deze koffie opnieuw bestellen, past de smaak bij deze zaak of werkomgeving, welke koffie drink je normaal, drink je hem zwart of met melk, merk je verschil met de huidige koffie en vind je de nieuwe koffie een verbetering? Een blinde proeverij helpt om vooroordelen over merken, verpakkingen of prijzen te beperken.
Hoe beoordeel je snelheid en gebruiksgemak?
Door te testen of de koffieoplossing binnen je dagelijkse werkzaamheden past, want een kleine vertraging per bestelling kan tijdens een druk moment grote gevolgen hebben.
Test hoe snel een bestelling kan worden bereid, hoeveel handelingen nodig zijn, hoe eenvoudig de instellingen zijn, hoe makkelijk nieuwe medewerkers ermee werken, hoeveel tijd reiniging kost, hoe snel bonen, melk of water kunnen worden aangevuld, of de machine piekmomenten aankan en hoeveel uitleg en training nodig zijn. Op kantoor kan een ingewikkelde machine leiden tot fouten, wachtrijen of frustratie.
Waarom test je de kwaliteit over meerdere dagen?
Omdat de eerste indruk wordt beïnvloed door nieuwigheid en een goede koffie ook na een paar dagen nog goed moet smaken. Een losse proeverij is geschikt voor een eerste selectie, maar meestal onvoldoende voor een definitieve beslissing.
Tijdens een langere test beoordeel je of verschillende medewerkers dezelfde kwaliteit maken, of de koffie tijdens rustige en drukke momenten goed blijft, of de instellingen stabiel blijven, of de koffie na enkele dagen nog steeds wordt gewaardeerd, of reiniging en onderhoud haalbaar zijn, of de leverancier goed reageert op vragen en of de levering en voorraadplanning goed verlopen. Neem zowel het enthousiasme van de eerste dag als de praktische ervaring daarna mee.
Hoe lang moet een goede koffietest duren?
Zo lang dat de test zowel rustige als drukke momenten en verschillende gebruikers omvat, meer dan een vast aantal dagen. Een goede test bestaat bij voorkeur uit meerdere fases.
In fase 1 (voorselectie) proef je verschillende smaakprofielen naast elkaar en bepaal je welke opties het meest kansrijk zijn. In fase 2 (afstelling) test je de gekozen koffie op de machine en leg je de juiste receptuur vast. In fase 3 (praktijktest) gebruik je de koffie meerdere werkdagen onder normale omstandigheden. In fase 4 (evaluatie) beoordeel je feedback, kosten, gebruiksgemak, kwaliteit en service samen. Voor een kleine horecazaak kunnen enkele representatieve werkdagen voldoende zijn, voor een groot kantoor, hotel of keten kan een langere pilot op één locatie nodig zijn.
Hoe bereken je de werkelijke kosten per kop?
Door verder te kijken dan de kiloprijs, want die vertelt niet wat een bereide kop daadwerkelijk kost. Een koffie met een lagere kiloprijs kan duurder uitpakken wanneer er meer gram nodig is voor een goed resultaat.
Bereken minimaal de prijs van de bonen, de dosering per kop, de verspilling tijdens afstelling, de melk of plantaardige alternatieven, de onderhoudsproducten, de waterfilters, de machinehuur of lease, de servicekosten, reparaties, training, het energieverbruik, een eventuele minimale afname en verloren product door fouten. Een eenvoudige basisberekening is: kosten koffie per kop = kiloprijs gedeeld door het aantal koppen dat uit één kilo komt. Kijk daarnaast naar opbrengst en kwaliteit: een iets hogere kostprijs per kop kan verantwoord zijn wanneer gasten vaker koffie bestellen, een hogere verkoopprijs mogelijk is, er minder klachten en minder verspilling ontstaan, de kwaliteit constanter wordt en de koffie beter bij je concept past.
Waarom neem je levering, service en branding mee in de test?
Omdat een goede koffie weinig waard is bij onbetrouwbare leveringen, zwakke service of een verhaal dat niet bij je bedrijf past. De proefperiode is ook een test van de samenwerking.
Kijk bij levering en voorraad naar levertijden, minimale bestelhoeveelheden, bestelfrequentie, versheid bij levering, houdbaarheid, voorraadruimte, spoedleveringen, beschikbaarheid bij grotere volumes en de continuïteit van het smaakprofiel. Beoordeel bij service hoe snel de leverancier reageert, of vragen duidelijk worden beantwoord, of afstelling op locatie mogelijk is, of medewerkers training krijgen, wie verantwoordelijk is bij een storing, hoe snel technische hulp beschikbaar is en of er periodieke controles worden aangeboden. Kijk bij branding of de koffie past bij je uitstraling, doelgroep, menukaart, prijsniveau, duurzaamheidsdoelen, gewenste herkomst en communicatie richting gasten. Een koffie kan technisch goed werken maar alsnog niet aansluiten bij het verhaal dat je wilt vertellen.
Welke afspraken maak je vooraf met de leverancier?
Duidelijke afspraken over de opzet en de gevolgen van de test, zodat je verrassingen of commerciële druk achteraf voorkomt.
Spreek vooraf af welke koffie wordt getest, welke apparatuur wordt gebruikt, wie de machine afstelt, welke receptuur wordt aangehouden, welke dranken worden beoordeeld, hoelang de proef duurt, hoeveel koffie wordt geleverd, welke kosten aan de test zijn verbonden, wie de feedback verzamelt, wanneer de evaluatie plaatsvindt, wat er na de test met eventuele apparatuur gebeurt, of de proef automatisch tot een contract leidt en welke gegevens worden gebruikt om leveranciers te vergelijken.
Welke vragen stel je vooraf aan een koffieleverancier?
Vragen die verder gaan dan smaak en die de complete oplossing raken: de koffie, de apparatuur, de service en de kosten.
Over de koffie: waar komen de bonen vandaan, welke smaakprofielen zijn er, welke koffie past bij je meest verkochte dranken, hoe vers wordt geleverd, hoe wordt constante kwaliteit bewaakt en is maatwerk of private label mogelijk? Over apparatuur en afstelling: kan de koffie op je bestaande machine worden getest, wie stelt de machine en molen af, wordt de receptuur schriftelijk vastgelegd, is een nieuwe machine noodzakelijk en wat gebeurt er bij een storing? Over training en service: krijgen medewerkers training, is periodieke controle inbegrepen, hoe snel is technische service beschikbaar en wie is je vaste aanspreekpunt? Over kosten en contract: wat zijn de totale kosten per kop, zijn er minimale afnames, welke kosten zijn inbegrepen, hoelang loopt het contract, wat zijn de opzegvoorwaarden en zijn prijzen vast of tussentijds aanpasbaar? Over levering: wat is de gebruikelijke levertijd, hoe vaak kan er worden geleverd, is spoedlevering mogelijk en hoe wordt versheid bij kleine en grote volumes bewaakt?
Beoordelingsscore voor een zakelijke koffietest
Laat iedere deelnemer de onderdelen beoordelen met een score van 1 tot 5. Niet ieder onderdeel weegt even zwaar: een restaurant laat smaak en gastbeleving zwaarder meetellen, een groot kantoor ook snelheid, betrouwbaarheid en gebruiksgemak.
Onderdeel: Smaak espresso
Waar let je op? Balans, body, bitterheid, zuren en nasmaak
Onderdeel: zwarte koffie
Waar let je op? Toegankelijkheid, sterkte en mondgevoel
Onderdeel: Smaak melkdranken
Waar let je op? Blijft de koffie herkenbaar en in balans?
Onderdeel: Aansluiting doelgroep
Waar let je op? Past de koffie bij gasten of medewerkers?
Onderdeel: Constante kwaliteit
Waar let je op? Smaakt de koffie bij verschillende bereiders hetzelfde?
Onderdeel: Gebruiksgemak
Waar let je op? Is de werkwijze duidelijk en praktisch?
Onderdeel: Snelheid
Waar let je op? Past de bereiding binnen rustige en drukke momenten?
Onderdeel: Afstelling
Waar let je op? Blijft de receptuur stabiel?
Onderdeel: Reiniging
Waar let je op? Is dagelijks onderhoud haalbaar?
Onderdeel: Kosten per kop
Waar let je op? Zijn alle kosten meegenomen?
Onderdeel: Levering
Waar let je op? Zijn versheid, volumes en levertijden passend?
Onderdeel: Service
Waar let je op? Reageert de leverancier snel en deskundig?
Onderdeel: Training
Waar let je op? Kunnen medewerkers zelfstandig goede koffie bereiden?
Onderdeel: Branding en verhaal
Waar let je op? Past de koffie bij het bedrijf en concept?
Wanneer is een koffietest geslaagd?
Wanneer de nieuwe oplossing aantoonbaar beter aansluit bij je vooraf bepaalde doelen. Je hoeft niet op ieder onderdeel de hoogste score te halen: de beste keuze is de oplossing met de sterkste totale balans voor jouw bedrijf.
Een test is bijvoorbeeld geslaagd wanneer gasten of medewerkers de koffie beter beoordelen, de kwaliteit bij verschillende medewerkers constant blijft, de belangrijkste koffiedranken goed smaken, de machine tijdens piekmomenten goed functioneert, de werkwijze uitvoerbaar is, verspilling beperkt blijft, de kosten per kop binnen budget passen, de leverancier afspraken nakomt en de koffie past bij je concept en doelgroep.
Wanneer kun je beter niet overstappen?
Wanneer het probleem waarschijnlijk niet aan de koffie ligt of de nieuwe oplossing nauwelijks beter scoort. Overstappen is niet automatisch verstandig.
Je huidige leverancier kan nog steeds de beste keuze zijn wanneer het probleem vooral door een slechte afstelling wordt veroorzaakt, medewerkers onvoldoende zijn getraind, de machine niet goed wordt gereinigd, de nieuwe koffie nauwelijks beter wordt beoordeeld, de totale kosten veel hoger uitvallen dan verwacht, de nieuwe leverancier onvoldoende service biedt, de contractvoorwaarden ongunstig zijn, het smaakprofiel niet bij je doelgroep past of de nieuwe oplossing je dagelijkse werk ingewikkelder maakt. Soms is een controle van je huidige installatie, receptuur en werkwijze al genoeg om de kwaliteit te verbeteren.
Zo test je zakelijk koffie voordat je overstapt
Een koffie kan tijdens een losse proeverij uitstekend smaken, maar moet ook functioneren binnen de dagelijkse praktijk van je bedrijf. De beste zakelijke koffie past niet alleen bij jouw smaak, maar ook bij je apparatuur, je medewerkers, je gasten, je meest verkochte dranken, de gewenste snelheid, je budget, je uitstraling en de service die je nodig hebt.
Dat is vooral belangrijk wanneer je twijfelt of een overstap de moeite waard is: een goede test beoordeelt niet één kop koffie, maar de volledige koffieoplossing, en voorkomt dat je op basis van enthousiasme of een lage kiloprijs een verkeerde keuze maakt. Nu je weet hoe je een realistische test opzet en waarop je let, kun je verschillende opties eerlijk met elkaar vergelijken.
Wil je eerst weten welk smaakprofiel überhaupt bij je gasten en concept past? Lees dan ook ons artikel over welke koffie het beste past bij jouw horecazaak of bedrijf.
Wil je verschillende koffies binnen jouw eigen bedrijf of horecazaak testen? Vraag een zakelijke proef of vrijblijvend adviesgesprek aan. We bekijken samen welke koffie past bij jouw apparatuur, medewerkers, doelgroep en dagelijkse praktijk.
Lees ook
• 5 fouten die horecazaken maken bij het kiezen van een koffieleverancier
• De 6 grootste fouten bij het kiezen van een koffieleverancier
• Zelf koffie inkopen of een full-service leverancier: wat is slimmer voor je horecazaak?
