5 fouten die horecazaken maken bij het kiezen van een koffieleverancier

5 fouten die horecazaken maken bij het kiezen van een koffieleverancier 

Geschreven door: Maurice Snijders, founder van Lanka Coffee 

Je kiest een koffieleverancier meestal maar eens in de zoveel jaar. En als de keuze eenmaal gemaakt is, zit je er vaak voor langere tijd aan vast. Toch nemen veel horecaondernemers die beslissing op basis van één offerte en een lage kiloprijs, om er later achter te komen dat de werkelijke kosten en de service heel anders uitpakken dan gedacht. 

Dat is niet gek. Een koffiecontract zit vol voorwaarden, kleine lettertjes en kosten die pas opduiken als de handtekening al gezet is. En terwijl jij bezig bent met je zaak, je personeel en je gasten, is een koffieleverancier vergelijken er vaak iets wat er even snel tussendoor moet. 

Bij Lanka Coffee leveren we dagelijks koffie, machines en service aan de horeca, en we spreken regelmatig ondernemers die niet tevreden zijn over hun vorige leverancier. Steeds komen daarbij dezelfde fouten terug. Niet omdat die ondernemers iets fout deden, maar omdat ze vooraf niet wisten waar ze op moesten letten. 

In dit artikel lopen we de vijf fouten door die we het vaakst zien, met per fout hoe je hem voorkomt. Aan het eind kun je elke offerte en elke leverancier veel scherper beoordelen, en weet je precies welke vragen je moet stellen voordat je tekent. 

Dit behandelen we: 

• De vijf fouten die horecazaken het vaakst maken bij hun leverancierskeuze 
• Per fout een concrete manier om hem te voorkomen 

• De vragen die je aan elke leverancier zou moeten stellen 

   

Fout 1: alleen op de laagste kiloprijs letten 

De kiloprijs is het makkelijkst te vergelijken getal, dus daar gaat de aandacht als eerste naartoe. Het probleem is dat de prijs per kilo bonen maar een klein deel van je werkelijke koffiekosten is. Een lage kiloprijs zegt niets over wat de machine, het onderhoud, de melk, de bekers en de storingen je kosten. 

Een voorbeeld: pure koffiekosten liggen al snel rond de twintig cent per kop bij een normale kiloprijs. Maar de melk, de machine, de service en het onderhoud tellen daar bovenop. Een leverancier met de laagste kiloprijs kan onder aan de streep dus duurder uitpakken dan een die iets meer per kilo rekent maar de rest netjes heeft geregeld. 

Zo voorkom je deze fout 

Vraag niet naar de kiloprijs, maar naar de totale kosten per consumptie. Laat elke leverancier je voorrekenen wat een kop koffie je in totaal kost, inclusief machine, service, onderhoud en verbruiksartikelen. Pas als je dat getal naast elkaar kunt leggen, vergelijk je appels met appels. 

Fout 2: het contract niet helemaal doorlezen 

Een koffiecontract lijkt standaard, dus veel ondernemers tekenen zonder de voorwaarden echt door te nemen. Daar zitten juist de bepalingen die je later kunnen opbreken: een lange looptijd, automatische verlenging, een verplichte minimumafname en afkoopkosten als je vroegtijdig wilt stoppen. 

Vooral de minimumafname wordt onderschat. Neem je in een rustige periode minder koffie af dan afgesproken, dan betaal je in sommige contracten alsnog voor de hele hoeveelheid. En een contract dat zichzelf stilzwijgend met jaren verlengt, houdt je vast aan een leverancier waar je misschien allang van af wilt. 

Zo voorkom je deze fout 

Lees de looptijd, de verlengingsvoorwaarden en de minimumafname altijd door voordat je tekent. Vraag wat er gebeurt als je in een rustige maand onder de minimumafname zit, en hoe je opzegt. Een betrouwbare leverancier stemt de minimumafname af op je verwachte verbruik, zodat je niet structureel te veel hoeft af te nemen. 

Fout 3: de verborgen kosten over het hoofd zien 

De prijs in de offerte is zelden de prijs die je uiteindelijk betaalt. Bij veel koffiecontracten komen er kosten bij die vooraf niet duidelijk waren. Denk aan installatiekosten, voorrijkosten, arbeidsloon bij storingen, verplichte waterfilters, reinigingsmiddelen, transportkosten, toeslagen voor spoedservice, en hogere prijzen voor melkpoeder, cacao, bekers of suiker. 

Elk van die posten lijkt klein, maar samen bepalen ze een flink deel van wat je per jaar kwijt bent. En omdat ze verspreid opduiken, merk je pas na een paar maanden dat de rekening hoger uitvalt dan je op basis van de offerte had verwacht. 

Zo voorkom je deze fout 

Vraag om een voorstel waarin de kosten uitgesplitst staan: eenmalige kosten, maandelijkse kosten, kosten per kilo of product, service- en onderhoudskosten, en mogelijke aanvullende kosten. Vraag expliciet of er nog kosten zijn die niet in de offerte staan. Kan een leverancier dat niet helder maken, dan weet je genoeg. 

Fout 4: niet doorvragen op service en responstijd 

In de horeca is een werkende koffiemachine geen luxe maar een bron van omzet. Toch kijken veel ondernemers bij het kiezen van een leverancier vooral naar de koffie en de prijs, en nauwelijks naar wat er gebeurt als de machine uitvalt. Dan blijkt de storingsdienst traag te zijn, komen er voorrijkosten bij, of duurt het dagen voor er iemand langskomt. 

Een machine die op je drukste moment stilstaat, kost je niet alleen die dag omzet, maar soms ook gasten die de volgende keer ergens anders hun koffie halen. De service is daarmee minstens zo belangrijk als de koffie zelf. 

Zo voorkom je deze fout 

Vraag vooraf naar de afgesproken responstijd bij storingen, of voorrijkosten en arbeidsloon zijn inbegrepen, en of er een vervangende machine beschikbaar is als reparatie langer duurt. Laat die afspraken vastleggen in het contract, niet in een mondelinge toezegging. 

Fout 5: de koffie zelf en de herkomst als bijzaak behandelen 

Als de prijs en het contract eenmaal de aandacht hebben, wordt de koffie zelf vaak een bijzaak. Terwijl juist de bonen en de afstelling van de machine bepalen wat je gasten in hun kop krijgen. Een leverancier die de koffie laat afhangen van wat toevallig voorradig is, of de machine niet goed afstelt op jouw bonen, levert wisselende kwaliteit. 

Daar komt bij dat gasten steeds vaker willen weten waar hun koffie vandaan komt. Kan een leverancier niets vertellen over herkomst, kwaliteit of hoe de prijs is opgebouwd, dan mis je een verhaal dat je aan je eigen gasten had kunnen doorvertellen. 

Zo voorkom je deze fout 

Vraag door op de koffie zelf. Waar komen de bonen vandaan? Wordt de machine op jouw bonen afgesteld en de kwaliteit gecontroleerd? Wat kan de leverancier je vertellen over herkomst en over hoe de prijs is opgebouwd? Een partij die daar helder antwoord op geeft, is een leverancier waar je verder mee kunt. 

Zo kies je wél de juiste koffieleverancier voor je zaak 

Iedereen die weleens een koffiecontract heeft getekend, kent het gevoel dat je pas achteraf ziet waar je op had moeten letten. Zeker als je die keuze tussen alle drukte door moest maken, is het logisch dat je vooral op de prijs afging en de rest voor lief nam. 

Nu weet je dat de kiloprijs maar een klein deel van het verhaal is, dat de voorwaarden en verborgen kosten net zo zwaar wegen, en dat service en de koffie zelf bepalen of je er over een jaar nog blij mee bent. Met de vragen uit dit artikel kun je elke leverancier langs dezelfde lat leggen en zie je snel wie open kaart speelt en wie niet. 

Je volgende stap is die vragen meenemen naar je volgende gesprek met een leverancier, of naast je huidige contract leggen om te zien waar het schuurt. 

Bij Lanka Coffee werken we vanuit transparantie, eerlijkheid en een langdurige samenwerking. We maken in ieder voorstel onderscheid tussen eenmalige kosten, maandelijkse kosten, kosten per product en service, zodat je vooraf kunt berekenen wat je koffievoorziening werkelijk kost. En omdat we via onze samenwerking met ongeveer 5.000 farmers in Sri Lanka de hele keten zelf beheren, kunnen we je precies vertellen waar je koffie vandaan komt. Wil je jouw situatie eens langs deze punten leggen, dan denken we daar graag vrijblijvend in mee. 

Lees ook 

• Wat kost koffie voor de horeca? De prijsopbouw per kop uitgelegd 

• Zelf koffie inkopen of een full-service leverancier: wat is slimmer voor je horecazaak? 

• Volgende stap: plan een vrijblijvend adviesgesprek en leg je huidige koffiecontract langs deze vijf punten.