De 6 grootste fouten bij het kiezen van een koffieleverancier
De 6 grootste fouten bij het kiezen van een koffieleverancier
Geschreven door: Maurice Snijders, founder van Lanka Coffee
Sta je op het punt om over te stappen naar een nieuwe koffieleverancier, of twijfel je of je huidige nog wel bij je zaak past? En vraag je je af waarom die keuze vaker tegenvalt dan je zou verwachten, terwijl de koffie tijdens de kennismaking juist zo goed leek?
De keuze voor een koffieleverancier is voor veel horecaondernemers lastiger dan hij lijkt. Je kiest namelijk niet alleen een boon, maar een samenwerking die je jarenlang elke dag terugziet aan de bar. In dit artikel lees je de zes fouten die we het vaakst zien, en hoe je ze voorkomt. Zo maak je een keuze waar je over twee jaar nog blij mee bent, in plaats van een die je vastzet in een contract dat niet werkt.
Bij Lanka Coffee begeleiden we dagelijks horecazaken bij deze keuze, van klein café tot hotel en keten. Omdat we de hele keten in eigen hand houden, van de boeren en onze plantages in Sri Lanka tot de branderij, de machines en de service op locatie, zien we precies waar het misgaat en waarom. De meeste fouten hieronder hebben niets met smaak te maken, maar met alles eromheen.
Fout 1: Alleen kijken naar de laagste kiloprijs
De meest gemaakte fout is een leverancier kiezen op de laagste prijs per kilo. De kiloprijs zegt namelijk weinig over wat een kop koffie je uiteindelijk echt kost.
Een goedkopere boon kan duurder uitpakken wanneer je er meer gram van nodig hebt voor een goed resultaat, of wanneer er meer verspilling is tijdens het afstellen. Bovendien zitten de echte kosten in veel meer dan de boon alleen: de machinehuur of lease, het onderhoud, de waterfilters, de servicekosten, de training en het product dat verloren gaat door fouten. Een lage kiloprijs met slechte service of veel storingen kost je op jaarbasis vaak meer dan een iets duurdere leverancier die alles goed geregeld heeft.
Reken daarom met de werkelijke kosten per kop, niet met de kiloprijs. Deel de kiloprijs door het aantal koppen dat je uit een kilo haalt, en tel daar de kosten van melk, onderhoud, service en apparatuur bij op. Pas dan vergelijk je leveranciers eerlijk met elkaar.
Fout 2: Kiezen op basis van één enthousiaste proeverij
Veel ondernemers stappen over na één geslaagde proeverij bij de leverancier. Het probleem is dat een koffie die op professionele apparatuur bij de leverancier perfect smaakt, op jouw eigen machine heel anders kan uitpakken.
Tijdens zo'n proeverij is alles ideaal: een goed afgestelde machine, vers gemalen bonen, een ervaren barista en het water van die locatie. In je eigen zaak zijn die omstandigheden anders. Je machine, je water, je kopjes, je melk en de medewerkers die tijdens een drukke dienst koffie zetten bepalen samen hoe de koffie werkelijk smaakt. Eén enthousiaste kop en een goed verkoopverhaal zeggen dus nog niet of de koffie ook in jouw praktijk werkt.
Test een nieuwe koffie daarom altijd op je eigen apparatuur, met je eigen water en je eigen team, en bij voorkeur over meerdere dagen. Zo beoordeel je de koffie zoals je gasten hem ook echt krijgen, en niet zoals hij op zijn best kan zijn.
Fout 3: Denken dat je alleen een boon koopt
Een koffieleverancier kiezen betekent zelden alleen een boon kiezen. Bij de meeste leveranciers horen ook de machine en molen, de installatie, de afstelling, het onderhoud, het waterfilter, de training, de levering en de service. Wie daar niet op let, komt er na de overstap pas achter.
Een uitstekende koffie helpt je niet als de machine steeds stilvalt, de service traag reageert of er bij een storing niemand bereikbaar is. Andersom kan een betrouwbare leverancier met snelle service je dagelijkse werk juist een stuk rustiger maken. De koffie is het zichtbare deel van de keuze, maar de samenwerking eromheen bepaalt of je er elke dag plezier van hebt.
Beoordeel een leverancier daarom op de complete oplossing. Vraag wie de machine afstelt, hoe snel technische hulp beschikbaar is, of er periodiek onderhoud is inbegrepen en wie je vaste aanspreekpunt is. Die antwoorden zeggen meer over je dagelijkse praktijk dan de smaak van één kop.
Fout 4: Constante kwaliteit niet meewegen
Een koffie kan één keer heerlijk smaken en toch een verkeerde keuze zijn. Wat je zaak nodig heeft, is niet één goede kop, maar dezelfde goede kop, elke dag weer, bij elke medewerker.
Constante kwaliteit hangt af van meer dan de boon. De maalgraad en dosering, de afstelling van de machine, de waterkwaliteit, het onderhoud en de werkwijze van je team bepalen samen of iedere kop klopt. Een leverancier die je daarbij niet ondersteunt, met afstelling, training en periodieke controle, laat je met dat probleem alleen. Het gevolg is dat gasten de ene dag een prima koffie krijgen en de andere dag een tegenvallende, zonder dat je weet waarom.
Vraag daarom hoe een leverancier je helpt om de kwaliteit constant te houden. Legt hij de juiste receptuur schriftelijk vast, traint hij je medewerkers, en komt hij periodiek langs om de machine en molen te controleren? Die ondersteuning bepaalt of je koffie ook over een half jaar nog goed is.
Fout 5: Het contract niet goed lezen
De smaak van de koffie krijgt vaak alle aandacht, terwijl de voorwaarden waaronder je tekent minstens zo belangrijk zijn. Ongunstige contractafspraken zijn een van de meest voorkomende redenen waarom ondernemers achteraf vastzitten aan een samenwerking die niet bevalt.
Let vooral op de looptijd van het contract, de opzegtermijn, een eventuele minimale afname en de vraag of prijzen vast zijn of tussentijds kunnen worden aangepast. Een lange looptijd met een hoge minimale afname en een korte opzegmogelijkheid alleen aan het einde kan je jarenlang binden, ook als de kwaliteit of service tegenvalt. Kijk ook wat er na de proefperiode met geleende apparatuur gebeurt en of een proef automatisch overgaat in een contract.
Lees het contract daarom net zo kritisch als je de koffie proeft. Vraag vooraf duidelijk welke kosten zijn inbegrepen, hoe lang je vastzit en onder welke voorwaarden je kunt stoppen. Een goede leverancier legt dat helder uit en heeft er geen belang bij om je vast te zetten.
Fout 6: Niet vragen waar de koffie vandaan komt
Steeds meer gasten willen weten wat ze drinken, en toch vragen weinig ondernemers hun leverancier waar de koffie precies vandaan komt en wat de boer ervoor krijgt. Daarmee mis je niet alleen een verhaal voor je gasten, maar ook een belangrijk signaal over de leverancier zelf.
Een leverancier die transparant is, kan je vertellen uit welk land, welke regio of zelfs van welke boeren of plantage de koffie komt, hoe die is ingekocht en of de boer een eerlijke prijs krijgt. Een leverancier die het bij een vage "premium blend" houdt, geeft je daarmee ook een antwoord. Herkomst en eerlijke inkoop zeggen bovendien iets over de kwaliteit: koffie die met zorg is verbouwd en ingekocht, is vaak ook beter in de kop.
Vraag daarom naar herkomst, inkoop en de prijs voor de boer, ook als duurzaamheid voor jou niet het belangrijkste is. Het antwoord vertelt je hoe open een leverancier is, en dat is precies wat je wilt weten van een partij waarmee je jarenlang samenwerkt.
Zo kies je een koffieleverancier zonder spijt achteraf
Als je één ding uit dit artikel meeneemt, dan is het dat de koffie zelf maar een deel van de keuze is. De kosten per kop, de test op je eigen apparatuur, de service, de constante kwaliteit, het contract en de herkomst bepalen samen of een leverancier echt bij je zaak past.
Dat is vooral belangrijk omdat je deze keuze niet elke maand maakt. Een verkeerde overstap kost je tijd, geld en gedoe, en zet je soms jaren vast. Nu je weet welke fouten het vaakst worden gemaakt, kun je gerichter vragen stellen en een keuze maken die ook op de lange termijn klopt.
Wil je weten hoe je een nieuwe koffie goed test voordat je overstapt? Lees dan ook ons artikel over zakelijk koffie testen, waarin we stap voor stap uitleggen hoe je een eerlijke vergelijking maakt.
Bij Lanka Coffee kijken we verder dan de boon. We helpen je met de juiste koffie, machine, afstelling, training en service, en vertellen je open waar onze koffie vandaan komt en wat de boer ervoor krijgt. Wil je ontdekken of een overstap voor jouw zaak verstandig is? Plan een vrijblijvend adviesgesprek, dan kijken we samen naar een oplossing die past bij je apparatuur, je team en je gasten.
Lees ook
• 5 fouten die horecazaken maken bij het kiezen van een koffieleverancier
• Zelf koffie inkopen of een full-service leverancier: wat is slimmer voor je horecazaak?
• Wat kost koffie voor de horeca? De prijsopbouw per kop uitgelegd
