Wat kost koffie voor de horeca? De prijsopbouw per kop uitgelegd

Wat kost koffie voor de horeca? De prijsopbouw per kop uitgelegd 

Geschreven door: Maurice Snijders, founder van Lanka Coffee 

Wat kost koffie voor je horecazaak nou eigenlijk echt? En betaal je op dit moment te veel, of juist een eerlijke prijs? Veel horecaondernemers kijken naar de prijs per kilo bonen en denken daarmee de kosten in beeld te hebben. Maar die kiloprijs is maar een klein deel van wat een kop je uiteindelijk kost. 

Dat maakt vergelijken lastig. De ene leverancier lokt met een lage kiloprijs, de andere biedt een all-in pakket, en pas als je gaat rekenen zie je wat je per kop overhoudt. En juist in de horeca telt elke cent per kop op, omdat je er honderden per dag verkoopt. 

Bij Lanka Coffee leveren we dagelijks koffie, machines en service aan de horeca, en we kijken bij een voorstel bewust niet alleen naar de kiloprijs, maar naar de totale kosten per consumptie. We zien dus precies waar de kosten ontstaan en waar ondernemers verrast worden. 

Na dit artikel weet je hoe de prijs van een kop koffie is opgebouwd, welke factoren de prijs omhoog of omlaag duwen, en op welke verborgen kosten je moet letten. Daarmee kun je elke offerte een stuk scherper beoordelen. 

Dit behandelen we: 

• Wat een kop koffie in de basis kost, met indicatieve bandbreedtes 
• Wat de prijs omhoog en omlaag duwt 
• Wat een koffiemachine en service ongeveer kosten 
• De verborgen kosten waar je op moet letten 

De bedragen hieronder zijn indicatieve bandbreedtes voor zakelijke koffie, exclusief btw. Je exacte prijs hangt af van je situatie, je volume en je afspraken, en die vraag je op in een offerte. Het doel hier is dat je begrijpt hoe de opbouw werkt. 

Wat kost een kop koffie in de basis? 

Begin bij de bonen. Een kilo zakelijke koffie ligt doorgaans tussen de 22 en 30 euro per kilogram. Uit een kilo haal je gemiddeld zo'n 110 tot 140 kopjes, afhankelijk van hoeveel gram je per kop instelt. Bij een dosering van acht gram kom je op ongeveer 125 kopjes per kilo. 

Reken je met een kiloprijs van 25 euro, dan zijn de pure koffiekosten ongeveer 20 cent per kop. Dat is dan alleen de koffie zelf, zonder melk, cacao, suiker, bekers, machine en service. 

Voor een melkdrankje als een cappuccino of latte komt daar nog wat melk bij, in de praktijk enkele centen tot rond de tien à vijftien cent per kop, afhankelijk van je inkoop en de hoeveelheid. Suiker, cacao en wegwerpbekers voor to-go tellen daar per kop nog bovenop. 

De les hieruit is niet dat koffie duur is, maar dat de kiloprijs je weinig zegt. Wat je per kop kwijt bent, hangt af van de optelsom van bonen, melk, verbruiksartikelen, machine en service. Precies daarom loont het om leveranciers op de totale kosten per consumptie te vergelijken, niet op de kiloprijs alleen. 

Wat maakt de prijs per kilo hoger? 

De prijs van je koffie is geen vast getal. Een paar factoren bepalen waar je binnen die bandbreedte uitkomt. 

De blend en de melange 

Of je kiest voor pure Arabica, Robusta of een combinatie daarvan, maakt verschil. Arabica is doorgaans fijner van smaak en prijziger, Robusta is steviger en goedkoper. De verhouding in je blend beweegt de prijs mee. 

De kwaliteit en de herkomst 

Bonen van hogere kwaliteit of met een herkomst die traceerbaar is, kosten meer dan anonieme bulkkoffie. Daar staat tegenover dat je gasten een betere kop krijgen en dat je een verhaal hebt om te vertellen over waar de koffie vandaan komt. 

Een korte contractduur of laag volume 

Neem je weinig af of leg je je niet langer vast, dan is de prijs per kilo meestal hoger. Leveranciers rekenen zekerheid en volume door in de prijs. 

Wat maakt de prijs per kilo lager? 

Een hoger maandelijks verbruik 

Hoe meer koffie je afneemt, hoe scherper de kiloprijs meestal kan. Voor de horeca, waar de volumes hoger liggen dan op een kantoor, werkt dat vaak in je voordeel. 

Langere afspraken 

Een langere samenwerking geeft de leverancier zekerheid, en die zekerheid kan zich vertalen in een lagere prijs. Weeg dat wel af tegen de vrijheid die je inlevert, want een lange looptijd betekent ook dat je langer vastzit. 

Slimme afspraken over logistiek en verpakking 

De manier waarop koffie geleverd en verpakt wordt, beïnvloedt de prijs. Efficiënte leveringen en verpakkingsafspraken kunnen de kosten drukken. 

Wat kost een koffiemachine, en zit service in de prijs? 

De machine is na de bonen de grootste kostenpost, en die hangt sterk af van je volume. Voor de horeca gaat het al snel om hogere volumes, dus kijk goed naar de capaciteit die je nodig hebt. 

Als indicatie voor de aanschaf van een volautomatische machine: 

• Kleinere locaties (ongeveer 20 tot 50 consumpties per dag): grofweg 1.500 tot 3.500 euro, of 60 tot 150 euro per maand bij huur of lease. 
• Middelgrote locaties (ongeveer 50 tot 150 consumpties per dag): grofweg 3.500 tot 7.500 euro, of 125 tot 300 euro per maand. 
• Grote horeca- en kantoorlocaties (150 tot 300 of meer consumpties per dag): grofweg 7.500 tot 15.000 euro of meer, of 250 tot 600 euro of meer per maand. 

Een machine kun je kopen, huren, leasen of in bruikleen krijgen in combinatie met een koffiecontract. Bij huur, lease of een compleet contract zit het onderhoud vaak in het maandbedrag. Koop je de machine zelf, dan wordt onderhoud meestal apart aangeboden via een servicecontract, als indicatie vanaf ongeveer 800 euro per machine per jaar, afhankelijk van het type machine, het aantal consumpties en de gewenste responstijd. 

Let bij huur, lease of bruikleen wel op de minimumafname. Daar staat vaak een minimale maandelijkse koffieafname tegenover. Een goede leverancier stemt die af op je verwachte verbruik, zodat je niet structureel meer koffie hoeft af te nemen dan je gebruikt. 

Zijn er verborgen of bijkomende kosten? 

Dit is het deel waar veel horecaondernemers achteraf tegenaan lopen. De prijs in de offerte is niet altijd de prijs die je uiteindelijk betaalt. Kosten die vooraf niet duidelijk waren, kunnen zijn: 

• installatiekosten en voorrijkosten 
• arbeidsloon bij storingen 
• kosten voor waterfilters, reinigingsmiddelen en ontkalkingsmiddelen 
• transport- en bezorgkosten 
• toeslagen voor spoedservice 
• hogere prijzen voor melk, melkpoeder, cacao, bekers of suiker 
• een verplichte minimumafname, en kosten als je die niet haalt 
• automatische contractverlenging en afkoopkosten bij vroegtijdig stoppen 
• jaarlijkse prijsverhogingen 

Elk van die posten lijkt klein, maar samen bepalen ze een flink deel van je jaarlijkse koffiekosten. Vraag daarom altijd om een voorstel waarin de kosten uitgesplitst staan: eenmalige kosten, maandelijkse kosten, kosten per kilo of product, service- en onderhoudskosten, en mogelijke aanvullende kosten. Vraag ook expliciet of er nog kosten zijn die niet in de offerte staan. Een leverancier die dat helder kan maken, laat zien dat je vooraf kunt berekenen wat je koffievoorziening werkelijk kost. 

Zo weet je wat koffie jouw zaak echt kost 

Iedereen die weleens een koffieaanbod heeft vergeleken, kent het gevoel dat je door alle losse posten door de bomen het bos niet meer ziet. Zeker als je die keuze tussen alle drukte door moet maken, is het verleidelijk om gewoon op de kiloprijs af te gaan. 

Nu weet je dat de kiloprijs maar een deel van het verhaal is. De totale kosten per kop worden bepaald door de bonen, de melk en verbruiksartikelen, de machine, de service en een reeks kosten die je alleen ziet als je ernaar vraagt. Wie op die totale kosten per consumptie let, vergelijkt eerlijk en voorkomt verrassingen. 

Je volgende stap is een voorstel opvragen waarin die totale kosten per kop zijn uitgesplitst, en dat naast je huidige situatie leggen. Dan zie je zwart op wit waar je staat. 

Bij Lanka Coffee werken we vanuit transparantie en kijken we bij elk voorstel naar de totale kosten per consumptie in plaats van de laagste kiloprijs. Omdat we via onze samenwerking met ongeveer 5.000 farmers in Sri Lanka de hele keten zelf beheren, kunnen we je precies laten zien hoe de prijs is opgebouwd en waar je koffie vandaan komt. Wil je weten wat koffie voor jouw zaak zou kosten, dan rekenen we dat graag vrijblijvend voor je uit. 

Volgende stap: vraag een voorstel op met de totale kosten per kop uitgesplitst, en leg het naast je huidige koffievoorziening. 

Lees ook 

• Zelf koffie inkopen of een full-service leverancier: wat is slimmer voor je horecazaak? 

• 5 fouten die horecazaken maken bij het kiezen van een koffieleverancier